Reviderad riktlinje för möten och resor från och med den 1 september 2017

Publicerad 2017-08-30

Rektor och universitetsstyrelsen har beslutat om en reviderad riktlinje för möten och resor där hanteringen av utlägg stramas upp.
Riktlinjen omfattar alla resor, inrikes och utrikes, som genomförs av anställda och icke-anställda på uppdrag av KTH.

Huvudregeln är att endast resor och hotell som bokas via avtalad resebyrå ersätts av KTH.

Den reviderade riktlinjen gäller från och med den 1 september 2017.

Följande utlägg/kostnad ska inte beviljas för utbetalning i samband med tjänsteresa med anledning av att kostnaden kan faktureras KTH via avtalad resebyrå eller andra avtal/ramavtal via Diners faktura som utställs till KTH:s ekonomisystem.

  • Transport: Flygresor, inrikes tågresor. Utrikes tågresor i de fall där det är möjligt att boka via avtalad resebyrå. Inrikes taxiresor (se ramavtal inrikes taxi).

  • Logi: Hotell inom Norden. Hotell för utrikesdestinationer (utanför Norden) där det är möjligt att boka via avtalad resebyrå med förbetalning.

Följande utlägg/kostnad kan beviljas för utbetalning i samband med tjänsteresa med anledning av att kostnad inte kan faktureras KTH

  • Transport: Utrikes tågresor. Marktransport, utrikes taxiresor samt in- och utrikes flygbuss och flygtåg (Arlanda Express/transfer till och från flygplats) In- och utrikes kollektivfärdmedel till exempel pendeltåg/buss/tunnelbana/spårvagn i de fall det inte är möjligt att boka via avtalad resebyrå.

  • Logi: Hotell för utrikesdestinationer (utanför Norden) som är bokat via avtalad resebyrå men där det inte går med förbetalning, eller där det inte är möjligt att boka via avtalad resebyrå. In- och utrikes hotell, vid resa där KTH tar emot en inresande delegation eller grupp och när KTH-resenär är del av en utresande delegation eller grupp där boende är bestämt av arrangör och vid kurs- och konferensresa där boendet ingår (förmånligt konferenshotellpaket med kod) då avtalad resebyrå inte kan boka separat hotellrum med samma förmån enligt konferenshotellpaket. Campus/internat och andra boendeformer där det inte är möjligt att boka via avtalad resebyrå.

Reseorder

Tjänsteresan ska alltid vara beordrad genom reseorder. För tjänsteresor mellan olika Campus och tjänsteresor upp till 10 mil (från KTH olika Campus) behövs dock ingen reseorder. Reseorder är det dokumenterade sättet att styrka att resan är beordrad samt att försäkringsbestämmelser och reseförmåner gäller vid en tjänsteresa.

1 års regel för utlägg

Rätten till ersättning förfaller om arbetstagaren inte begär ersättning hos arbetsgivaren inom ett år från datum för utlägget. Kostnaden ska verifieras med originalkvitto.

Till sidans topp